Norma de privacidad

Colorado Community Health Alliance Medical Privacy Notice

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE USARSE Y DIVULGARSE LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE UN PACIENTE, Y CÓMO EL PACIENTE PUEDE ACCEDER A ESA INFORMACIÓN.

La información médica que recopilamos se llama "información protegida de salud" (Protected Health Information; PHI). Las leyes federales y estatales nos exigen proteger la privacidad de la PHI y proporcionar este Aviso sobre cómo la protegemos y usamos. Cuando usamos o trasmitimos ("divulgamos") la PHI, nos regimos por los términos de este Aviso. Este Aviso se aplica a todos los registros electrónicos o impresos que creamos, obtenemos y mantenemos que contengan PHI. En Colorado Community Health Alliance, tomamos muy en serio nuestra obligación de mantener la seguridad y confidencialidad de la PHI.

Cómo protegemos la privacidad

En Colorado Community Health Alliance, entendemos la importancia de preservar la totalidad de la PHI. Solo los miembros del personal que necesiten dicha información con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica podrán tener acceso a ella. Utilizamos medidas de protección técnicas, físicas y administrativas para garantizar la privacidad de la PHI. Solo los miembros del personal que hayan recibido la debida capacitación y autorización tendrán acceso a los registros impresos y electrónicos, y a los sistemas donde se guarda la información. Los empleados de Colorado Community Health Alliance reciben los siguientes tipos de capacitación acerca de la PHI:

Políticas y procedimientos sobre cómo proteger la PHI

Medidas de protección técnicas, físicas y administrativas utilizadas por Colorado Community Health Alliance para asegurarse de mantener la privacidad y seguridad de la PHI.

Cómo utilizamos y divulgamos la PHI

La ley federal establece qué información podemos divulgar a otros, con quién podemos compartir esa información, y las normas que debemos cumplir al divulgar la PHI.

Usos de la PHI que no requieren autorización

La ley federal establece qué información podemos divulgar a otros, con quién podemos compartir esa información, y las normas que debemos cumplir al divulgar la PHI.

Tratamiento:

Colorado Community Health Alliance podrá compartir la PHI para realizar tratamientos médicos; esto incluye compartir la PHI con médicos, enfermeros, farmacias y otros profesionales de atención médica que prestan servicios médicos o participan en la coordinación de los cuidados.

Pago:

Colorado Community Health Alliance podrá usar o divulgar la PHI para pagar los servicios recibidos de proveedores de atención médica. También podremos compartir información para tomar decisiones sobre la cobertura médica y coordinar el pago de beneficios con una cobertura alternativa.

Operaciones de atención médica:

Colorado Community Health Alliance podrá usar o divulgar la PHI para operaciones de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios, por ejemplo, para evaluar la calidad de los servicios que prestamos, tales como la administración de casos. Asimismo, Colorado Community Health Alliance podrá divulgar la PHI a los proveedores de atención médica o planes de salud para sus operaciones de atención médica. Por ejemplo, Colorado Community Health Alliance podrá trasmitir la PHI para controlar enfermedades o coordinar la atención médica o los beneficios médicos.

Colorado Community Health Alliance también podrá divulgar la PHI sin autorización por escrito con otras finalidades que estén permitidas por la ley, lo que incluye:

Divulgación a otras partes que participan en la atención médica:

Colorado Community Health Alliance podrá divulgar la PHI a una persona que participa en el cuidado de un paciente o que ayuda a pagar esos cuidados, como un familiar o amigo. Además, podremos notificar a la familia acerca de la ubicación o situación general, o divulgar esa información a una entidad que esté ayudando en tareas de socorro luego de ocurrida una catástrofe. Según lo permitan las leyes federales y estatales, podremos divulgar la PHI de niños menores de edad a sus padres o tutores legales.

  • Si el paciente está presente o en condiciones de pedirnos que divulguemos la PHI a otros, podremos hacerlo.
  • En una situación de emergencia, si el paciente no está presente o está incapacitado, usaremos nuestro criterio profesional para decidir si la divulgación de la PHI a otros beneficiaría al paciente. Si divulgamos la PHI en una situación en la que el paciente no está disponible para darnos sus instrucciones, solo divulgaremos la información que esté directamente relacionada con la participación de la persona en el tratamiento o con el pago del tratamiento. Además, podremos divulgar la PHI para avisarles (o ayudar a avisarles) a esas personas acerca de la ubicación, estado de salud general o fallecimiento del paciente.

 

Divulgación a proveedores y organizaciones de acreditación:

Podremos divulgar la PHI a las compañías que desempeñan determinados servicios que hemos solicitado. Por ejemplo, podremos contratar a proveedores para que nos ayuden a brindar información y orientación a pacientes con enfermedades crónicas, como diabetes y asma.

Organizaciones de acreditación, como el National Committee for Quality Assurance (NCQA), con el fin de evaluar la calidad.

Comunicaciones:

No usaremos la PHI con fines de comercialización sin la autorización previa por escrito, salvo en los casos permitidos por la ley.

Salud o seguridad:

Podremos divulgar la PHI para impedir o minimizar una amenaza grave e inminente contra la salud o seguridad de un paciente, o contra la salud o seguridad del público en general.

Actividades de salud pública:

  • Podremos trasmitir información de salud a las autoridades de salud pública autorizadas por ley para recibirla con la finalidad de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidades, o supervisar vacunaciones.

 

  • Podremos formular denuncias de maltrato o abuso infantil, o abuso de adultos, incluidos los casos de violencia doméstica, a una autoridad gubernamental autorizada por ley para recibir dichas denuncias.

 

  • Podremos enviar información sobre un producto o actividad regulados por la Administración de Medicamentos y Alimentos de los Estados Unidos (U.S. Food and Drug Administration; FDA) a una persona responsable de la calidad, seguridad o eficacia de tal producto o actividad.

 

  • Podremos alertar a una persona que podría haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa, si la ley nos autoriza a dar este Aviso.

 

Actividades de supervisión médica:

  • Una agencia gubernamental que es legalmente responsable de supervisar el sistema de atención médica o de garantizar el cumplimiento de las normas de los programas de beneficios gubernamentales, como Medicare o Medicaid.

 

  • Otros programas reglamentarios que necesitan información de salud para determinar el cumplimiento de las normas.

 

Investigación:

Podremos divulgar la PHI con fines de investigación, pero únicamente de acuerdo con y según lo permitido por la ley.

Divulgación de la PHI exigida por la ley

Colorado Community Health Alliance también podrá divulgar la PHI sin autorización por escrito con otras finalidades que la ley exija.

Procedimientos judiciales y administrativos:

Podremos divulgar la PHI de un paciente en un procedimiento judicial o administrativo, o en respuesta a un mandato legal válido.

Funcionarios del orden público:

Podremos divulgar la PHI de un paciente a la policía u otros funcionarios del orden público, según lo exija la ley, o en cumplimiento de un mandato judicial u otro proceso autorizado por la ley.

Funciones gubernamentales:

Podremos divulgar la PHI de un paciente a diversos departamentos del gobierno, como el ejército de los Estados Unidos o el Departamento de Estado de los Estados Unidos, según lo exija la ley.

Indemnización por accidentes de trabajo:

Podremos divulgar la PHI de un paciente cuando sea necesario para cumplir con las leyes de indemnización por accidentes de trabajo.

Usos de la PHI que requieren autorización

Excepto para las finalidades descritas anteriormente, debemos obtener la autorización por escrito para usar o divulgar la PHI del paciente, salvo cuando la ley lo permita o exija específicamente.

“Información altamente confidencial”. Para determinados tipos de PHI, las leyes federales y estatales podrán exigir una protección mayor de la privacidad. Estos casos incluirían la PHI:

 

  • que se registra en las notas de psicoterapia;
  • sobre la prevención del consumo abusivo de alcohol y drogas, su tratamiento y derivaciones médicas;

 

  • sobre la prueba, diagnóstico o tratamiento del VIH/sida;

 

  • sobre enfermedades venéreas o contagiosas;

 

  • sobre pruebas genéticas.

Cancelación. El paciente podrá cancelar (“revocar”) una autorización escrita que haya otorgado anteriormente. Cuando recibimos la cancelación por escrito, la misma será válida solo para los usos y divulgaciones futuras de la PHI de ese paciente, pero no tendrá valor alguno sobre las divulgaciones efectuadas antes, cuando la autorización estaba vigente.

Derechos individuales

Los pacientes tienen los siguientes derechos con respecto a la PHI que se crea, obtiene o mantiene sobre un paciente.

Derecho a solicitar restricciones:

El paciente podrá solicitarnos que restrinjamos (limitemos) la manera en que usamos y divulgamos su PHI con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, como se explica en este Aviso. No estamos obligados a aceptar dichas limitaciones, pero las consideraremos atentamente. Si las aceptamos, cumpliremos con dichas limitaciones.

Derecho a recibir comunicaciones confidenciales:

El paciente podrá solicitar recibir las comunicaciones que contengan su PHI por otros métodos o en otros lugares. Nos adaptaremos a las solicitudes razonables cuando sea posible.

Derecho a examinar y copiar la PHI de un paciente:

El paciente podrá solicitar, por adelantado, revisar o recibir una copia de su PHI contenida en determinados registros impresos o electrónicos que mantenemos. En circunstancias limitadas, podremos negarle el acceso al paciente a una parte de sus registros. El paciente podrá solicitar que divulguemos o enviemos una copia de su PHI a un sistema de intercambio de información de salud (Health Information Exchange; HIE).

Derecho a modificar los registros del paciente:

El paciente tiene derecho a solicitarnos que corrijamos su PHI en nuestros registros electrónicos o impresos si considera que la información es incorrecta. Si determinamos que la PHI es incorrecta, la corregiremos si la ley lo permite. Si una institución o profesional de atención médica generó la información que el paciente desea cambiar, el paciente deberá solicitarle a dicha institución o profesional que la modifique.

Derecho a recibir un detalle de las divulgaciones:

A solicitud del paciente, proporcionaremos una lista de las divulgaciones que hemos realizado de la PHI del paciente por un período específico de tiempo. Sin embargo, la lista no contendrá lo siguiente:

  • las divulgaciones que el paciente autorizó;
  • las divulgaciones hechas antes del período de seis años previo a la fecha de solicitud del paciente (en el caso de las divulgaciones hechas de un registro médico electrónico, este período se podrá limitar a tres años antes de la fecha de solicitud del paciente);

 

  • las divulgaciones hechas con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, salvo cuando lo exija la ley;

 

  • otras divulgaciones aceptadas por la ley.

Si un paciente solicita un detalle más de una vez durante cualquier período de 12 meses, le cobraremos un cargo razonable por cada informe posterior al primero.

Derecho a nombrar a un representante personal:

El paciente podrá nombrar a otra persona para que actúe como su representante personal. El representante tendrá permitido acceder a la PHI del paciente, comunicarse con las instituciones y profesionales de atención médica que estén atendiendo al paciente, y ejercer todos los demás derechos de la Ley de Transferibilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act; HIPAA) en nombre del paciente. Según las facultades que el paciente le otorgue a su representante, este también podrá estar autorizado a tomar decisiones de atención médica por el paciente.

Derecho a recibir una copia impresa de este Aviso:

A solicitud del paciente, proporcionaremos una copia impresa de este Aviso, incluso si el paciente ya la hubiera recibido, según se describe más adelante en la sección Disponibilidad y vigencia del Aviso.

Acciones que puede iniciar un paciente

Si el paciente tiene preguntas sobre sus derechos de privacidad, considera que hemos quebrantado sus derechos de privacidad o no está de acuerdo con una decisión que tomamos sobre el acceso a su PHI, podrá comunicarse con Colorado Community Health Alliance a la siguiente dirección o llamar al siguiente teléfono:

Las personas con problemas auditivos o del habla deberán llamar al 711 (TTY).

Para determinados tipos de solicitudes, el paciente deberá completar un formulario y enviarlo por correo postal a CCHA. El formulario se puede obtener llamando a los servicios de ayuda de CCHA al 1-855-627-4685 o 711 (TTY, para personas con problemas auditivos).

Contacto con una agencia gubernamental. Si un paciente considera que hemos quebrantado sus derechos de privacidad, también podrá presentar una queja escrita ante el secretario (el “Secretario”) del Departamento de Servicios Médicos y Sociales de los Estados Unidos (U.S. Department of Health and Human Services; HHS). La queja del paciente se puede enviar por correo electrónico, fax o correo postal a la Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights; OCR) del mencionado departamento. Para obtener más información, visite el sitio web de la OCR (http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints).

No iniciaremos acción alguna contra un paciente que ejerza su derecho de presentar una queja, ya sea ante nosotros o ante el Secretario.

Disponibilidad y vigencia del Aviso

Disponibilidad del Aviso. Para obtener una copia de este Aviso, llame a los servicios de ayuda de CCHA al 1-855-627-4685 o 711 (TTY, para personas con problemas auditivos), o visite nuestro sitio web.

Derecho a cambiar los términos de este Aviso. Podremos cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento y, a nuestra entera discreción, los nuevos términos podrían aplicarse a toda la PHI que tengamos en nuestro poder sobre el paciente, incluida la PHI que hubiéramos creado o recibido antes de emitir el nuevo Aviso.

Si cambiamos este Aviso, lo actualizaremos en nuestro sitio web.

Fecha de validez. Este Aviso entró en vigencia el 29 de marzo de 2012, y se actualizó por última vez el 1.o de mayo de 2018.